10 основных правил деловой переписки

Библиография

  1. Andrews, R. H. Written English for business. Oxford, University Press, 1990.
  2. Ashely, A. Handbook of Commercial Correspondence. Oxford, University Press, 1992.
  3. Wilson, M. Writing for Business. Edinburgh. Nelson, 1987.
  4. Альбов, А.С. Письмо зарубежному партнеру: Пособие по международной переписке. Л.,Судостроение, 1991.
  5. Андрушко, С. Искусство составления деловых писем на английском языке. Одесса, Вариант, 1993.
  6. Васильева, Л. Деловая переписка на английском языке. М., Рольф, Айрис-пресс, 1999.
  7. Деловое письмо на английском языке: Практ. пособие/ Сост. О.И. Антонов, Е.А. Филатова. – Тверь: НИИ “Центр-программ систем”, 1992.
  8. Демин, Ю.М. Деловая переписка. М., 2003.
  9. Мелих, И.Я. Как пишутся письма на английском: пособие по самообразованию.М., Высшая школа, 1993.
Перейти к версии для печати Перейти к версии для печати
Название работы Аннотация
Guffey Mary Ellen. Business Communication: Process and Product. Wadsworth Publishing Company, Belmont, California, 1994    
Название практикума Аннотация
Практикум 2. Типы деловых писем    

Видео

Не настраивать автоответы

Все мы можем оказаться в ситуации, когда у нас нет доступа к почте. Чтобы избавить коллег от лишнего беспокойства, установите автоответ. Обязательно укажите, сколько вы будете отсутствовать, к кому можно обратиться в случае необходимости альтернативный способ связи в экстренных ситуациях.

Есть миф, что на автоответ отвечать не нужно. Это неверно: после длительного отсутствия уходит куча времени, чтобы проверить почту и определить, какой вопрос был решен, а какой «ждет» вас. Поэтому не оставляйте автоответы без внимания. Есть несколько вариантов ответа на них:

  • «Привет! Вопрос не срочный – ждет твоего возвращения»;
  • «Привет! Написал твоему замещающему, решаем проблему»;
  • «Привет! Справлюсь с этой задачей сам, не беспокойся!».

Поверьте, ваши коллеги будут благодарны за такие ответы, ведь вы сэкономите их время.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Электронные деловые письма

Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

2 этап. Обращение.

Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

Пример: Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

3 этап. Изложение цели.

Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.

Отправлять данные в формате картинки

Давайте я просто перечислю, что отправлять изображениями не надо, а вы прочувствуете эту боль на себе.

  • Банковские реквизиты. Те, кому приходили такие данные сканом, понимают, как волнуешься, когда перепечатываешь номер счета с кучей нулей.
  • Фото телефонного контакта.
  • Адрес электронной почты. Здесь вариантов ошибиться примерно столько же, сколько и в лицевом счете.
  • Пресс-релизы в формате PDF или JPEG. Что подумает журналист, которому придется перепечатывать информацию с пресс-релиза?
  • Отсканированные документы с просьбой внести правку, особенно если у получателя нет исходника.
  • Фотографию адресной строки в браузере.
  • Скриншот карты с указанием точки на местности. Отправьте лучше адрес или геолокацию (да здравствует 21 век!).
Все сложно: как «новая этика» влияет на рекламу

Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия

Дружеские формулировки вроде «Привет» не подходят. Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте формальный тон.

Примеры:

  • Уважаемый(-ая) [имя, отчество];
  • Здравствуйте, [имя, отчество];
  • Добрый день, [имя, отчество].

Выберите читаемый шрифт

Определите два постоянных шрифта для компании — для основного текста и заголовков. Комбинируйте типы шрифтов. Например, для текста выберите шрифт с засечками, а для заголовков — без. Печатайте заголовки крупным кеглем с полужирным начертанием, чтобы выделить их. 

Для объемного текста остановитесь на шрифте с засечками — Georgia или Times New Roman: так легче читать большое письмо. Для нескольких предложений подойдут шрифты без засечек — Arial, Helvetica, Verdana или Calibri.

Продумайте тему

Тема — это первое впечатление адресата о вас. Сформулируйте цель письма. Понятный и лаконичный заголовок — лучший способ начать официальную переписку. Это может быть болевая точка в бизнесе, постановка задач, созвон с клиентом или встреча. Примеры тем: «Телефонный звонок», «Продолжение встречи в [место] [число]».

Соблюдайте краткость

Не тратьте время собеседника на прочтение лишних подробностей в письме. Из-за загруженности на работе адресат не сможет прочитать большое сообщение. Если коротко и четко сформулировать идею, вас правильно поймут и вы получите ответ. 

Форматирование поможет сделать письмо эффективным и легким в прочтении. Делите текст на абзацы, делайте маркированные списки, выделяйте важную информацию. Сплошной текст читать тяжело.

Используйте формальное завершение

Завершайте деловые письма фразами:

  • Спасибо за уделенное время;
  • С уважением;
  • Благодарю за ответ;
  • Хорошего дня;
  • До встречи.

Также можно высказать свои пожелания о дальнейшем сотрудничестве. Например, о ведении общего проекта, новых сделках, приглашении принять участие в конференции.

Разработайте подпись

В электронной подписи указывают:

  • ФИО, должность, название компании;
  • контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес организации;
  • логотип;
  • ссылки на соцсети сотрудника.

Не перегружайте подпись лишними данными и разделите ее на абзацы. 

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

  • используется как продольный, так и угловой бланк;
  • требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
  • отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
  • используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
  • применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Какие ошибки допускают в таких письмах

Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:

  • Не используйте сложные термины — пишите просто, чтобы читатель с первого раза понял, что вы от него хотите.
  • Не пишите много — подробности ситуации можно выяснить при встрече, а в письме они будут только отвлекать.
  • Не повторяйтесь — тавтология увеличивает объем текста и сбивает с толку.
  • Не ошибайтесь — проверяйте все имена, цифры, названия перед отправкой сообщения.
  • Не употребляйте архаизмы (сей год, каковой, при сем) — эти обороты устарели и они могут привести получателя в недоумение.
  • Не используйте фамильярный стиль общения — будьте тактичны и уважительны. 

Теги

Теги

Adblock
detector