Для чего на самом деле нужна бизнес-карта

В чём проблема наличных для бизнеса

Индивидуальные предприниматели и юрлица не могут тратить деньги компании так же просто, как личные. Они лежат на расчётном счёте в банке, и об операциях с ними нужно отчитываться.

Чтобы взять деньги с расчётного счёта, нужно ехать в банк или брать деньги из кассы. Это долго, неудобно и создаёт дополнительные сложности для налоговой отчётности, особенно если речь о небольших ежедневных расходах: оплатить интернет и мобильную связь, заказать такси, купить бумагу для принтера или съездить в командировку.

Дополнительная проблема наличных — подозрение со стороны Центробанка и налоговой. Они не любят, когда предприниматели пользуются наличкой, потому что не видят, куда идут деньги. Поэтому снимать больше 100 тысяч рублей с расчётного счёта нельзя: могут подумать, что вы занимаетесь неправомерными операциями, и прийти к вам с проверкой финмониторинга банка.

Получается, платить наличными слишком хлопотно: это непрозрачность расходов, дополнительная работа для бухгалтерии и неприятное внимание со стороны госорганов. Вместо наличных можно пользоваться картой для бизнеса — такую предлагают многие российские банки. Дополнительно начать экономить поможет программа Mastercard Бизнес-Бонус, дающая держателям бизнес-карт скидки и привилегии.

Видео

С ограничением по категориям покупок, чтобы сотрудники не тратили лишнего

По картам сотрудников можно установить лимиты, чтобы они не потратили больше, чем вы планировали. Но это еще не все. 

Для большей надежности установите в личном кабинете категории товаров, за которые сотрудник может расплатиться бизнес-картой. Например, если укажете в настройках категорию «Топливо», сотрудник сможет рассчитываться только на заправках: 

Для бизнес-карт Тинькофф можно выбрать одну из 44 категорий покупок: «топливо», «супермаркеты», «авиабилеты», «железнодорожные билеты», «медицинские услуги», «транспорт» и другие. 

Можно сформировать карту для командировочных расходов, тогда сотрудник сможет оплачивать только авиабилеты, отели и рестораны. Меняйте ограничения по карте тогда, когда удобно, даже несколько раз в день.

Снятие наличных сбизнес-карты

Обналичивать деньги с карты разрешается и юридическим лицам, и ИП. Однако здесь нужно учесть, что руководители ООО могут расходовать деньги исключительно на нужды бизнеса. Индивидуальные предприниматели могут использовать средства на любые цели. При этом ИП обязаны вести раздельный учет, чтобы не смешивать личные траты с расходами на бизнес.

Важно! Деньги, снятые с карты, не получится выдать в качестве заработной платы. Сначала их придется сдать в кассу. Поэтому проще перечислять деньги непосредственно с расчетного счета на личные карты сотрудников.

Банки, в свою очередь, контролируют оборот наличных у предпринимателей и организаций. Причина столь пристального внимания – отслеживание «подозрительных» операций. Насторожить банк могут определенные действия:

  • вы сняли сумму, превышающую 30% от оборота средств за месяц;
  • как только средства поступили на счет, вы обналичили всю сумму разом;
  • вы снимаете более 600 000 рублей за один раз.

При малейших подозрениях в неправомерных операциях к вам могут прийти с проверкой.

Акции для держателей бизнес-карт Сбербанка

В качестве бонуса платежные системы запустили ряд акций по своим карточным продуктам для малого бизнеса.

Mastercard Business

  • Бизнес-карта с кэшбэком. Это первый в истории РФ карточный продукт, позволяющий вернуть до 10% потраченных средств на расчетный счет компании.

Акция действует с 6 августа по 5 декабря 2018 г. Для подключения необходимо пройти регистрацию на сайте банка. Нужно указать фамилию, имя держателя, последние 4 цифры номера карточки. Дальше пользуйтесь пластиком в обычном режиме. При оплате покупок и услуг от 15 тыс. в месяц удастся вернуть до 10% в зависимости от категории: 5% на АЗС и в магазинах стройматериалов, а также 10% за поездки на такси. Категории выбраны не случайно. По ним совершаются более трети транзакций, что говорит о популярности категорий.

Приведи друга – акция Сбербанка для малого бизнеса

Необходимо учитывать, что кэшбэк является доходом компании, поэтому должен отражаться в бухгалтерской и налоговой документации.

  • Акция от OnTwoTrip для организации деловых поездок. При покупке на онлайн-сервисе ж/д и авиабилетов в 800 авиакомпаниях, а также бронирование мест более чем в 300 000 отелей по всему миру можно получить до 10% от потраченной суммы. Для этого нужно зарегистрироваться в онлайн-сервисе, привязать пластик в Личном кабинете или использовать при оплате за услуги. После каждой командировки предпринимателю возвращается 10% в качестве бонусов при оплате дальнейших поездок.
Сокращайте деловые расходы на бухгалтерию, грузопе
Сокращайте деловые расходы на бухгалтерию, грузоперевозки, подбор персонала и медобслуживание

Visa Business

  • Скидка в сети ТЦ METRO. При оплате карточкой в период акции на сумму от 10 тыс. руб. предприниматель получает подарочную карточку METRO на сумму 1,5 б.
  • 10% скидка на поездки в такси Gett. Для получения скидки необходимо установить мобильное приложение Gett и расплачиваться дебетовой бизнес-картой Visa Сбербанка за каждую поездку.
  • Скидки в сети «Эльдорадо». Все владельцы карточки получают скидку в 1000 руб. или бонусы на определенные категории техники.
  • Скидки при покупке билетов на перелеты авиакомпании Emirates. При оплате авиабилетов крупнейшего в мире авиаперевозчика можно сэкономить 10%.
Варианты специальных акционных скидочных предложен
Варианты специальных акционных скидочных предложений от системы Виза

Установка лимитов для корпоративной карты

Перед тем, как пользоваться бизнес картой для ИП от Сбербанка, необходимо установить соответствующий лимит. Как установить лимит карты Сбербанк бизнес онлайн, рассмотрим подробно.

  • Необходимо войти в раздел «Карты», в котором и отображаются корпоративные продукты. Здесь можно найти номер пластика, ФИО владельца и прочую полезную информацию.
  • Выбрав соответствующую карточку, можно выполнить такие виды действий, как установление лимита, блокирование карты и просмотр отчета по 10 последним операциям.
  • Выбирается раздел «Установка лимита». В нем нужно указать такие сведения, как получение в день и месяц, а также сумма возможных транзакций в день и за месяц.

 Далее заявка подписывается электронной подписью,

  • Далее заявка подписывается электронной подписью, после чего отправляется в банк. Устанавливать ограничения можно в любое время дня и ночи. Если нужно уточнить текущую сумму баланса, то сделать это можно через раздел «Посмотреть лимиты и установить новые».

После этого остается активировать пластик, и пользоваться ним.

Как пользоваться

Порядок использования бизнес-карт обычно прописывают в ЛНА, особенно если речь идет о неименном варианте.

Использование бизнес-карты, по сути, означает выдачу под отчет, следовательно, расходы, как и при других способах оплаты, должны подтверждаться документально. Если совершена интернет-покупка, документ все равно нужен. Это может быть банковская выписка и докладная записка (объяснительная) сотрудника.

Если с карты снималась «наличка», тоже необходимо документальное подтверждение, куда потрачены деньги. Остаток неиспользованной суммы сдается в кассу. Это общие правила использования, вместе с тем есть различия между организациями и ИП.

Организации могут тратить средства с бизнес-карты строго на нужды фирмы, а индивидуальный предприниматель может расходовать их и на личные нужды – на расчетном счете находятся его собственные деньги.

ИП не обязан вести бухгалтерский учет, кроме данных, относящихся к расчету налогов. Из сказанного ясно: если предприниматель находится на спецрежиме и налог рассчитывается только по доходом (например, УСНО-доходы), необходимость учета отпадает. Если в расчете налогов участвуют расходы предпринимателя, раздельный учет по бизнес-карте нужен, поскольку личные расходы нельзя учитывать в целях НО. Необходимы документы, подтверждающие затраты на бизнес, а не на личные цели.

Использование корпоративной карты

Корпоративная карта позволяет:

  • Оплачивать повседневные расходы. Вы можете закупать товары и материалы, оплачивать услуги контрагентов и аренду и т. д.
  • Расплачиваться в поездках и командировках, совершать представительские расходы – авиабилеты, проживание в гостинице, бензин, деловые встречи в ресторане.
  • Отчислять в бюджет налоги, взносы, штрафы.
  • Снимать наличные в банкоматах и терминалах – это экономит время предпринимателей. При этом комиссия в таких случаях зачастую ниже, чем в кассе банка.
  • Вносить выручку на счет через банкомат. Самоинкассация позволяет сократить расходы на услуги сторонних инкассаторов.
Важно! С помощью карты можно практически полностью отказаться от расчетов наличными. Благодаря этому отпадает необходимость посещать банк, оформлять документы для получения на руки необходимой суммы. Хранение средств на счете позволяет отказаться от сейфов.

Отслеживая все совершенные операции в личном кабинете, клиент может контролировать траты компании.

Отчет о тратах по карте

Если индивидуальный предприниматель использует УСН или патент, предоставлять отчет о тратах по карте нет необходимости. Если же размер налога напрямую связан с доходом компании, придется отчитываться так же, как и при расходах наличными. Руководство готовит приказ о тратах, а все документы об оплате с корпоративной карты прикрепляют к отчету. Поэтому важно сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие факт расходов.

Если карту использует сотрудник компании, то он создает авансовый отчет, куда прикрепляет все платежные документы.

Важно! Наличные, которые были сняты с карты, но не потрачены, нужно возвратить в бухгалтерию и зафиксировать это в документах.

Начтоможно тратить деньги скорпоративной карты

Правила расходования средств с карты зависят от формы собственности и выбранной системы налогообложения.

Правила для ИП

Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности. Это признал Конституционный суд в п. 4 Постановления от 17.12.1996 № 20-П и подтвердили Банк России в  и Минфин РФ в . Тонкости заключаются в режиме налогообложения:

  • У ИП на УСН «Доходы» расходная часть не интересует налоговую инспекцию, а обязанности вести бухучет нет.
  • ИП на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» придется вести раздельный учет, так как личные расходы нельзя учесть в целях налогообложения. Все операции нужно подтвердить документально.

Правила для юрлиц

Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы, ГСМ для автомобилей и др. Главное — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной. За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.

Непотраченную наличку нужно вернуть в компанию — бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере.



Онлайн-бухгалтерия для самостоятельных предприни

Онлайн-бухгалтерия для самостоятельных предпринимателей, которые не разбираются в бухгалтерии. Начинающим ИП — год в подарок! Попробовать бесплатно

Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:

  • покупка товаров в личных целях;
  • выплата заработной платы;
  • выплаты социального характера (больничные, пособия и т.д.).

Инструмент для вас и ваших сотрудников

На первый взгляд может показаться, что с выпуском такой карты осуществление всех расходов замкнётся на владельце компании. Но это не так. Бизнес-карта — универсальный инструмент, который могут использовать не только руководители бизнеса, но и сотрудники компании. В привязке к одному расчетному счёту можно выпустить несколько карт и установить по каждой из них индивидуальный лимит. Это позволит снабдить картами сотрудников и значительно ускорить многие бизнес-процессы. Понадобилось отправить кого-то из коллег в командировку, приобрести расходные материалы в офис или рассчитаться с поставщиками? Доверьте это вашим сотрудникам и вам не придётся выдавать наличные деньги под расчёт.

Помощь в командировках

Бизнес-карта пригодится тем, кто отправляется в деловые поездки. С её помощью можно приобрести билеты, забронировать гостиницу, посетить бизнес-зал или оплатить ужин с клиентом. Совершая покупки заграницей, не придется тратить время на обмен валют. Сумма будет автоматически конвертироваться в валюту той страны, в которой вы находитесь. А ещё бизнес-карта — хороший инструмент для тех, кто старается не брать с собой наличные. Деньги на карте будут всегда в сохранности.

А ещё — это хороший инструмент для тех, кто старается не брать с собой в деловые поездки большую сумму наличных. Деньги на вашей карте будут всегда в сохранности. Ведь так легко, в случае утраты карты, заблокировать ее, просто позвонив в банк.

Теги

Adblock
detector