Как сжать файл Excel для отправки по электронной почте?

Как уменьшить размер файла Excel?

XLS таблицы могут весить несколько десятков мегабайт. Если для жесткого диска или даже самой небольшой флешки это не критично, то для скорости обработки самого файла – ощутимо. Более громоздкие файлы открываются медленнее, работать в них сложнее.

Предлагаем инструкцию, как можно уменьшить размер Excel-файла и ускорить работу с таблицами.

  1. Уменьшить рабочую зону
  2. Лишнее форматирование
  3. Сжатие изображений
  4. Удаление ссылок
  5. Сохраняем файл в другом формате
  6. Сжатие файлов онлайн
  7. Итоги

Видео

Удаление ненужных имен

Что касается присутствия ненужных имен, произвести их просмотр можно за счет применения сочетания Ctrl + F3, однако и они могут оказаться скрытыми.

Отобразить абсолютно все присутствующие имена, опя

Отобразить абсолютно все присутствующие имена, опять же, можно путем выполнения специального макроса, показанного выше. После этого избавьтесь от всего того, что вам не требуется.

Если же стоит задача удаления абсолютно всех имен

Если же стоит задача удаления абсолютно всех имен и со всех листов, примените еще один макрос.

Примечание: увлекаться использованием макросов для автоматизации вычислительных процессов тоже не стоит, поскольку и их чрезмерное количество может существенно замедлять работу программы и увеличивать размер конечного файла.

Удаление формул и связей

Наконец, приступим к самому сложному варианту действий. Иногда бывает целесообразно избавиться от используемых в ячейках формул и связей, заменив их обычными значениями. Как сократить размер файла Excel? Для этого достаточно выделить нужный диапазон строки или столбца, затем скопировать его в буфер обмена через ПКМ или сочетание Ctrl + C, после чего, не снимая выделения, через меню ПКМ выбрать вставку и использовать в параметрах вставки пункт «Значения».

Однако такой метод является достаточно неудобным в

Однако такой метод является достаточно неудобным в случае наличия в книге большого количества листов. Заменить все значения можно в редакторе Visual Basic (Alt + F11) путем написания небольшого макроса, представленного на изображении выше. Опять же, производить преобразование в Excel строк в столбцы не нужно. Это актуально только в том случае, если вам требуется поменять ориентацию основной таблицы для удобства просмотра или редактирования. Другой практической пользы от таких преобразований нет.

Примечание: при использовании сводных таблиц также желательно отключить сохранение исходных данных непосредственно в файле, выбрав вкладку данных в свойствах таблицы.

Уменьшение размера файла Excel: основные направления действий

Итак, прежде чем принимать решение по поводу изменения размера табличного файла, попытаемся выяснить, что же в ней может быть такого, что катастрофически увеличивает занимаемое файлом место на жестком диске или съемном носителе. Как правило, не говоря о некоторых специфичных аспектах, чаще всего на конечный размер в наивысшей степени оказывают влияние следующие факторы:

  • устаревший формат файла;
  • ведение журнала изменений для общего доступа к файлу;
  • ненужное форматирование пустых ячеек (строк и столбцов);
  • слишком большое количество вставок-рецензий;
  • наличие в книге скрытых листов, объектов и имен;
  • большое количество формул и связей;
  • большие размеры вставленной графики и т. д.

При выполнении некоторых ниже описываемых действий следует учесть, что они могут быть рассчитаны исключительно на версии Microsoft Excel 2007 и выше. Однако некоторые операции могут применяться и в более старых пакетах вроде модификации 2003 года.

Сохраняем файл в другом формате

Формат XLS – несколько устаревший, потому что сейчас новые версии Excel используют сжатый формат XLSX (по аналогии с вордом – docx). Чтобы сохранить файл в другом формате, кликните вверху таблицы контекстное меню «Файл» и нажмите «Сохранить как».

Сохраните файл на компьютер, выбрав тип файла «Книга Excel». Таблица сохранится в новом расширении xlsx и будет весить меньше. Для сравнения: наш файл xls весил чуть больше 200 Кб, а новый xlsx более чем в два раза меньше – 78 Кб.

Удаление лишних стилей в Excel

Как и в случае со скрытыми именами, при копировании листов из других файлов, в ваш файл могут попасть стили, которые вы не используете, но они увеличивают размер файла.Для того, чтобы их удалить воспользуйтесь следующим макросом:

Sub StyleKiller()Dim N As Long, i As LongWith ActiveWorkbook    N = .Styles.Count    For i = N To 1 Step -1        If Not .Styles(i).BuiltIn Then .Styles(i).Delete    Next iEnd WithMsgBox («Лишние стили удалены»)End SubКак удалить лишние стили в Excel

Теги

Adblock
detector