Платежный календарь и профилактика кассовых разрывов

Минусы платежного календаря:

  1. Требовательность. Для правильного составления календаря нужно точно знать даты и суммы платежей. Если этих данных нет, падает точность и календарь может стать неактуальным.
  2. Трудоемкость. Платежный календарь требует внесения большого количества данных и постоянной корректировки.

Александр Нечаев, фаундер Dorfer Games:

«Мы работаем на рынке гиперказуальных игр и делаем по 20-30 проектов в месяц. Это короткие сроки разработки и оплата за каждый проект по отдельности, поэтому нам важно прогнозировать, когда мы получим деньги на счет.Год назад нас было пятеро, и я понял, что пора учиться планировать и анализировать финансы. Мы завели и настроили себе платежный календарь, где учитываем ближайшие поступления и расходы понедельно на ближайшие 4-6 недель, список инвойсов в оплате и их суммы, а также планирование по отправке инвойсов в оплату»

Видео

Как составить платежный календарь

В платежном календаре должна быть максимальная детализация по движению денег: фиксируют все — вплоть до отдельных контрагентов и платежей по ним. В крупных и средних компаниях календарь ведут сотрудники финансовой службы. В малых обычно этим занимается главный бухгалтер.

Как заполнить платежный календарь

Занесите в календарь плановые поступления. Перед началом каждого месяца специалисты по продажам и закупкам созваниваются с контрагентами и уточняют, кто, когда и за что платит. Если у вас нет отдела продаж, придется самостоятельно вспоминать и уточнять, кто и за что должен заплатить вам деньги в этом месяце. В календарь вносят все плановые поступления денег — выручка от реализации, кредиты, займы.

Эту информацию надо передать финансистам, бухгалтеру или самостоятельно добавить остальные данные: начисление зарплаты, оплату налогов, выплаты кредитов и другие затраты. В примере платежный календарь компании на 5 дней.

Не допускайте дефицита при планировании. Основной смысл календаря — следить, чтобы каждый день компания могла погасить свои текущие обязательства. Для этого отслеживайте показатель «Остаток на начало (конец) дня». Значения этих строк на каждую дату должны быть положительными.

Сеня — владелец компании, производящей пластиковые окна. Он продает свою продукцию в несколько строительных организаций. Покупатели рассчитываются с ним частями, по мере поставки отдельных партий окон. Поэтому Сене нужно очень точно планировать движение денег на каждый день, чтобы не допускать разрывов и своевременно платить по своим обязательствам.

Если за какой-либо день получается дефицит, надо придумать, как эту ситуацию устранять. Например, мы видим, что по текущему плану в какой-то из дней заплатим больше, чем нам поступит на счета после продажи продукции. Тогда в конце дня будет отрицательное значение. Если сумма переходящего остатка от предыдущего дня больше этого дефицита, то все нормально — компании хватит денег. Если нет, тогда нужно заранее запланировать следующее:

  1. Увеличить поступления. Например, договориться, чтобы кто-то заплатил раньше.

  2. Снизить затраты, т.е. согласовать отсрочку какого-либо платежа.

  3. Взять кредит, если дополнительных текущих поступлений не ожидается, а перенести платеж нельзя. Пример такого платежа — зарплата и связанные с ней налоги.

Смотрите, в таблице выплата зарплаты 3 октября. Чтобы не допустить просрочки, в этот день предусмотрели получение кредита на 200 тыс. рублей. А потом запланировали погасить его через пару дней за счет будущей выручки от реализации.

Подумайте, как выгоднее всего избежать разрывов. Например, если видите, что вас ждет краткосрочный кассовый разрыв, можно взять овердрафт. По принципу он похож на использование кредитки — если не хватает денег на платежи, можно в любой момент занять у банка недостающую сумму в пределах заранее выделенного лимита. Лимит зависит от условий банка и тарифа, на котором обслуживается расчетный счет.

Затем, когда выручка поступает на счет, овердрафт гасится. В примере кредит запланировали вернуть 5 октября, когда у компании появятся деньги после реализации продукции. Так компания своевременно выдаст зарплату и заплатит банку проценты всего за два дня.

Кроме этого можно заранее перенести будущие оплаты контрагентам. Но решение будет зависеть от конкретных условий. Например, насколько санкции за просрочку оплаты выгоднее, чем выплата процентов за пользование кредитными деньгами.

Допустим, если в нашем примере менеджер договорится об отсрочке платежа для ООО «Дельта» и перенесет его с 3 на 6 октября, можно будет не брать кредит — денег хватит на все текущие выплаты.

Постоянно уточняйте данные в платежном календаре. По мере поступления фактических данных по движению денег, их следует заносить в календарь вместо плановых. Для этого менеджеры должны регулярно связываться с контрагентами, чтобы подтвердить запланированные в начале месяца даты и суммы поступлений и оплат.

Если появилась информация об изменении каких либо показателей — сразу отразите ее в платежном календаре. Если появился дефицит средств — корректируйте календарь, чтобы его устранить.

Допустим, таблицу из нашего примера заполнили с учетом фактических данных за 1 октября. В этот день ООО «Гамма» не перечислило запланированную сумму (300 тыс. рублей). Данное поступление перенесли на 5 октября. Если не отреагировать, то 3 октября будет кассовый разрыв — не хватит на выплату зарплат, налогов или задолженности перед ООО «Дельта». В таком случае руководителю приходится максимально оперативно решать, как избавиться от дефицита.

Чтобы полностью выплатить зарплату и налоги 3 октября, необходимо дополнительно найти 300 тыс. руб. Проблему можно решить одним из трех способов:

  1. Перенести одну из оплат поставщикам, если позволят условия договора. 

  2. Договориться с покупателями о переносе оплаты на более ранний срок.

  3. Взять кредит.

В примере комбинированный вариант. Поступление от ООО «Бета» в сумме 150 тыс. руб. перенесли с 4 на 3 октября, а оплату ООО «Сигма» в сумме 150 тыс. руб. — отложили с 2 на 5 октября. Вопрос решили без кредита.

Чтобы вам было удобнее, используйте в работе наш простой шаблон платежного календаря.

Данные, необходимые для составления платежного календаря

Разработка платежного календаря предполагает использование фактических данных о состоянии счетов и движении денег: 

  1. договоры с поставщиками и банками;
  2. утвержденные акты приемки товара и выполненных работ; 
  3. полученные и выданные счета-фактуры;
  4. выписки о поступлении денег на счета компании;
  5. платежные поручения;
  6. графики оплаты работы сотрудников;
  7. расписание отгрузок товара;
  8. полная информации о дебетах и кредитах организации;
  9. установленные сроки налоговых выплат и расходов по финансовым обязательствам;
  10. таможенные декларации;
  11. внутренние распоряжения фирмы. 

Основные виды платежных календарей предприятия

Расскажем про наиболее популярные типы документов, с которыми вы можете работать.

  • Налоговый платежный календарь

    В нем фиксируются осуществляемые в налоговые органы отчисления. В качестве даты уплаты обычно устанавливают последний день срока, выделенного на перечисление средств.

  • Календарь инкассации дебиторской задолженности

    Все данные вносятся в документ в сроки, указанные в соглашениях с контрагентами. В качестве даты поступления денег используется дата зачисления на расчетный счет.

  • Календарь выдачи зарплаты

    Используется в компаниях, работающих с многоступенчатым графиком выплаты зарплат.

  • Бюджет формирования производственных запасов

    Сведения по данным платежам вносятся согласно планам закупок либо договорам, заключенным с контрагентами. Этот же документ должен содержать данные в случае выплаты долгов поставщикам.

  • Бюджет управленческих расходов

    В него вносятся затраты на приобретение лицензий, оргтехники, то есть все, что не относится к внеоборотным активам, а также расходы на деловые поездки, почтовые отправления, прочие виды затрат, необходимые для управления компанией. Отметим, что сюда не входит оплата труда административно-управленческого персонала, она фиксируется в календаре выплат зарплаты. Сумму в этом случае устанавливает соответствующая смета, а сроки согласовываются со службами управления.

    Бюджет реализации товара

Здесь предусмотрено два
  • Бюджет реализации товара

    Здесь предусмотрено два раздела: «График поступления платежей за реализованную продукцию» (вы получили оплату за проданный товар/услугу), а также «График расходов, обеспечивающих реализацию продукции» (например, затраты на транспортировку товара).

Кассовый разрыв вплатёжном календаре

Нельзя потратить деньги, которых у вас нет. Посмотрите в свой платёжный календарь. Если в какой-то день остаток денег отрицательный, значит, намечается кассовый разрыв. Чтобы его закрыть, нужно пересмотреть порядок платежей или привлечь дополнительные поступления.

Пример. Бухгалтер ООО «Экспресс» начал вести платёжный календарь с августа. Остаток денег на 1 августа — 75 000 рублей. Каждый платёж уменьшает этот остаток, каждое поступление — увеличивает.

Вот пример несбалансированного платёжного календаря: у ООО «Экспресс» явно назревает кассовый разрыв.

Движение денег 03.08.2020 04.08.2020 05.08.2020 06.08.2020 07.08.2020

Поступления

+ 200 000

+ 500 000

+ 50 000

от продажи

+ 200 000

+ 500 000

от сдачи в аренду

+ 50 000

Платежи

– 75 000

– 300 000

– 150 000

за поставку сырья

– 75 000

– 300 000

на выплату зарплаты

– 150 000

САЛЬДО 

– 75 000

+ 200 000

– 300 000

+ 350 000

+ 50 000

Остаток денег на конец периода (с учётом остатка 75 000 рублей)

+ 200 000

– 100 000

+ 250 000

+ 300 000

Остаток на 7 августа положительный. Но ещё 5 августа появился минус. Компания не сможет потратить деньги, которых нет, поэтому ей нужно что-то придумать с оплатой сырья. Например попросить поставщика разбить счёт на две равные части.

Движение денег 03.08.2020 04.08.2020 05.08.2020 06.08.2020 07.08.2020

Поступления

+ 200 000

+ 500 000

+ 50 000

от продажи

+ 200 000

+ 500 000

от сдачи в аренду

+ 50 000

Платежи

– 75 000

– 150 000

– 300 000

за поставку сырья

– 75 000

– 150 000

– 150 000

на выплату зарплаты

– 150 000

САЛЬДО 

– 75 000

+ 200 000

– 150 000

+ 200 000

+ 50 000

Остаток денег на конец периода (с учётом остатка 75 000 рублей)

+ 200 000

+ 50 000

+ 250 000

+ 300 000

Это простой пример, на практике всё сложнее. Не всегда можно спасти положение, просто разделив один платёж на два. Для закрытия разрыва берут кредит, заключают договор факторинга, подключают овердрафт и т.д. Мы собрали реальные ситуации в статье «Как справиться с кассовым разрывом: опыт бизнеса».

Нюансы составления платежного календаря предприятия

  1. Реестр платежей.

    Реестр запланированных выплат является важной част

    Реестр запланированных выплат является важной частью данного календаря. Обычно именно он идет на подпись финансовому или генеральному директору предприятия. Отметим, что в идеале в реестре платежей предусмотрены как стандартные колонки, например, дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, так и ряд дополнительных полей. Последние могут помочь руководителю департамента казначейства (либо финансовому директору, если в компании отсутствует отдельная казначейская функция) сформировать платежный календарь.

  2. Поступление средств.

    Наибольшую сложность из всех описываемых задач, как показывает практика, представляет собой планирование объемов средств, поступающих в течение дня. Обычно действуют таким образом: запланированные в бюджете поступающие средства делят на количество рабочих дней, после чего результат заносят в платежный календарь. Таким образом получается входящий денежный поток одного дня. Это единственный вариант расчетов, если компания торгует в розницу без предварительных договоров.

    Рекомендуется заблаговременно определить, какая ча

    Рекомендуется заблаговременно определить, какая часть запланированных к поступлению средств пойдет на оплату счетов. Обычно это делается на основе опыта работы или анализа движения финансов. Также стоит заранее определить в регламенте платежей страховой остаток средств на конец рабочего дня – этот показатель необходимо принимать во внимание при подготовке платежного календаря предприятия, даже простого.

    Советуем включить в данный документ информацию о существующих невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Эти данные указывайте рядом со сведениями о входящих остатках. Тогда в платежном календаре будут как можно более полно представлены сведения о финансовых возможностях предприятия, а значит, у финансового директора появится возможность эффективнее использовать ресурсы.

  3. Определение приоритетов, если нет денег для оплаты всех счетов.

    Для более быстрого управления рекомендуется указывать в заявках приоритет платежа и срок оплаты по договору. С помощью этой информации финансовый директор единолично примет решение о том, выплату каких сумм можно временно отложить. В первую очередь компании стараются расправиться с долгами по заработной плате, перед бюджетом, банками. Далее в очереди следуют ключевые контрагенты, непосредственно влияющие на возможность продолжения работы компании, или договор с которыми предусматривает серьезные штрафы. И в конце вносятся все прочие платежи.

    Вы почувствуете, насколько проще следить за неопла

    Вы почувствуете, насколько проще следить за неоплаченными заявками, если указывать факт исполнения/неисполнения. Также рекомендуется, помимо классического деления платежей по статьям, предусмотреть аналитику по контрагентам. В этом случае самым удобным инструментом является Excel – вам нужно только ввести дополнительный столбец с названием получателя. Вы получите возможность при необходимости видеть список дебиторов, которые ждут перечисления в ближайшее время.

От кассовых разрывов спасает платёжный календарь

Кассовые разрывы чаще всего возникают из-за неправильного планирования денежного потока или отсутствия планирования в принципе.

По опыту компании «Нескучные финансы», если каждый месяц планировать деньги компании, то кассовые разрывы вскоре перестанут возникать.

Удобнее всего для планирования денежного потока использовать платёжный календарь — таблицу для занесения планируемых поступлений и выбытий. Ведение календаря позволит не потратить лишнего.

Пользоваться платёжным календарем несложно:

  • вносите в календарь все планируемые поступления в текущем месяце: платежи, кредиты, постоплаты, дотации и инвестиции;
  • распишите все планируемые расходы: зарплата, амортизация, ГСМ, аренда, оплата поставщикам, налоги и другое;
  • если видите, что кассовый разрыв может наступить, подумайте, как его избежать: перенесите часть оплат на следующий месяц, сократите период отсрочки для клиентов или отложите закупку.

Может случиться и так, что при заполнении платёжного календаря обнаружится, что через две недели случится кассовый разрыв. И это хорошая ситуация, ведь деньги и так закончились бы, но теперь компания заранее узнала об этом и может принять меры. Например, договориться с клиентом о более ранней оплате, отказаться от какой-то траты или передвинуть её на другое время.

Пример платёжного календаря: 7‒8 августа компания в кассовом разрыве

→ Скачать шаблон платёжного календаря можно здесь.

А тут — наглядно посмотреть, как его заполнять. Ссылка на эту инструкцию есть и в шаблоне на одноимённой вкладке.

Теги

Adblock
detector